Privatlivspolitik
Ringback passer telefonen for andre, og så er der to slags mennesker at tage hensyn til: virksomheden, der bruger os, og den, der ringer ind. Her står, hvad vi behandler om hver af dem, hvem der behandler det for os, og hvordan du får indsigt eller sletning.
Hvem står bag Ringback
Ringback er et produkt fra Platformhuset ApS. Selskabet er dataansvarlig for de oplysninger, virksomheder giver os gennem websitet og portalen, og det er os, du skal kontakte om alt vedrørende dine data.
Har du spørgsmål til politikken, eller vil du bruge en af dine rettigheder, så skriv til os. Vi svarer selv, og vi vender tilbage inden for en måned, som reglerne kræver.
Vi har ikke pligt til at have en databeskyttelsesrådgiver og har ikke udpeget en.
Virksomheden bestemmer, vi udfører
Når nogen ringer til en virksomhed, der bruger Ringback, er det virksomhedens telefon og virksomhedens kunde. Vi passer bare telefonen på deres vegne, efter de regler de selv har sat op i portalen.
Er du virksomheden, der bruger Ringback
Så er vi dataansvarlige for din konto, din opsætning og din brug af tjenesten. Du kan bruge alle rettighederne længere nede direkte over for os.
Er du den, der har ringet til en virksomhed
Så er det som udgangspunkt virksomheden, du ringede til, der er dataansvarlig for det, samtalen handlede om, og vi behandler oplysningerne som databehandler efter deres instruks. Vil du have indsigt eller slettet noget fra en samtale, går den korteste vej gennem virksomheden selv. Skriver du i stedet til os, hjælper vi med at finde den rigtige og giver besked videre, men vi sletter ikke i en virksomheds egen opkaldslog uden om dem. Det hele — hvad der noteres, hvor længe det ligger, og hvem det når frem til — står samlet under Når du ringer til en virksomhed, der bruger Ringback.
Rollefordelingen fastlægges i en databehandleraftale, som vi indgår med den enkelte virksomhed, inden Ringback tages i brug med virksomhedens kundedata. Aftalen indgås ved oprettelsen af kontoen, og den kan læses af hvem som helst — også uden en konto. Er du i tvivl om, hvem der har hvad, så skriv til os, så peger vi dig det rigtige sted hen.
Læs databehandleraftalen — med bilag A-D og den fulde liste over underdatabehandlere med land og overførselsgrundlag.
Når du ringer til en virksomhed, der bruger Ringback
Du talte med en AI-assistent, der passer telefonen for den virksomhed, du ringede til. Her står, hvad der skete med det, du sagde. Det er virksomheden, der bestemmer over oplysningerne; vi driver systemet for dem.
Du fik det at vide i den første sætning
Hvert eneste opkald begynder med, at receptionisten oplyser to ting: at den er en AI-assistent, og at det, du fortæller, bliver givet videre til virksomheden, så de kan følge op. Virksomheden må gerne skrive sin egen hilsen, men mangler den et af de to led, indsætter systemet det selv. Det kan ikke slås fra — heller ikke af virksomheden.
Hvad vi noterer
Dit telefonnummer, tidspunktet og hvor længe samtalen varede. Samtalen som skrevet tekst, et kort resumé og det, samtalen handlede om: dit navn, dit ærinde, og de kontaktoplysninger eller det ønskede tidspunkt, du selv nævnte. Ringer du igen fra samme nummer, kan virksomheden genkende dig på et kundekort. Der bliver ikke gemt en lydoptagelse af samtalen — hverken hos os eller hos den leverandør, der driver stemmen.
Hvor længe det ligger
Selve den skrevne samtale slettes automatisk 12 måneder efter opkaldet. Resuméet, dit ærinde og tidspunktet bliver stående hos virksomheden, indtil oplysningerne slettes efter dens anmodning eller ved aftalens ophør. Vi gemmer desuden under den gældende instruks i op til fem år et bevis for, at du fik at vide, at du talte med en AI: tidspunktet, den sætning, du hørte, og dit nummer i pseudonymiseret form, altså en hash og de sidste fire cifre og ikke selve nummeret. Resten af samtalen er ikke med i beviset. Det er selve oplysningen, EU's forordning om kunstig intelligens kræver, og bevisbyrden for, at den blev givet, er vores. De fem år står der ikke i nogen lov: det er vores egen vurdering af, hvor længe vi kan få brug for at kunne dokumentere det. Bekræfter virksomheden kontosletning, giver den en ny dokumenteret instruks om også at slette beviset sammen med kontoens kundedata.
Får du en sms bagefter
Nogle virksomheder sender en kort bekræftelse på sms, når de har modtaget din henvendelse eller dit ønske om en tid. Den kommer fra virksomhedens eget navn, ikke fra Ringback, og den indeholder kun det: at beskeden er modtaget, og eventuelt hvilket tidspunkt du bad om. Den sendes kun, hvis virksomheden selv har slået den til — den er slået fra som udgangspunkt — og den kan ikke besvares.
Der findes én sms mere, og den ser anderledes ud. Manglede din e-mailadresse efter opkaldet, kan virksomheden bede om at få den skrevet i stedet for stavet i telefonen. Så får du en sms med virksomhedens navn og ét link. Linket åbner en side med ét felt — din e-mailadresse — og intet andet: du skal ikke oprette noget, logge ind eller oplyse mere. Adressen bliver noteret på din kundeoplysning hos virksomheden. Linket virker i syv dage, kan kun bruges én gang, og du kan lade være med at bruge det. Vi gemmer ikke selve linket, kun en envejskrypteret udgave af det, så siden kan genkende dit link uden at kunne lave et nyt.
Hvem oplysningerne når frem til
Virksomheden, du ringede til, får resuméet og dine kontaktoplysninger — det var derfor, du ringede. Undervejs passerer samtalen de tekniske leverandører, der er nødvendige for at føre den: telefoniudbyderen, motoren der taler og skriver samtalen ned, og sprogmodellen der formulerer svarene. Vores databehandlere behandler oplysninger efter vores instruks. Telnyx er dog selvstændigt dataansvarlig for visse tekniske opkaldsdata, blandt andet numre, tidspunkt og varighed, efter deres aftalevilkår. Listen med land og overførselsgrundlag, står i bilag B til databehandleraftalen, som er offentlig.
Vil du have indsigt eller slettet noget
Den korteste vej går gennem virksomheden, du ringede til: det er dem, der er dataansvarlige, og dem, der bestemmer, hvad der skal slettes. Skriver du i stedet til kontakt@ringback.dk, hjælper vi som databehandler: vi finder den rigtige virksomhed, giver din anmodning videre og bistår dem med at gennemføre den. Vi sletter ikke i en virksomheds egen opkaldslog uden om dem. Du kan altid klage til Datatilsynet.
Receptionisten ringer aldrig ud. Ringede du ind, bliver du ikke ringet op af os bagefter, og oplysningerne fra samtalen bruges ikke til at markedsføre noget til dig.
Ringer du til vores eget nummer
Nummeret på forsiden, 35 15 30 56, er vores egen linje. Den bliver passet af den samme receptionist, vi sælger, og her er der ingen anden virksomhed at pege på: det er Platformhuset ApS, der er dataansvarlig for den samtale. Derfor står reglerne for netop den linje her for sig selv.
Hvad vi noterer
Vi gemmer det nummer, du ringer fra, hvornår du ringede, og det du fortæller receptionisten: samtalen som skrevet tekst og de noter, den giver — dit navn og hvad du spurgte om. Receptionisten siger det selv i den første sætning, at den noterer undervejs, så teamet kan følge op.
Hvad vi bruger det til
Vi skal kunne vende tilbage om det, du ringede om. Det er hele pointen med at ringe til en receptionist, der lover at give beskeden videre. Og vi ser efter, hvordan den svarede, så den bliver bedre til at svare næste gang — det retter vi selv i receptionistens opsætning, og hverken vi eller vores leverandører bruger samtalen til at træne sprogmodeller.
Grundlaget er vores legitime interesse i at kunne besvare og følge op på henvendelser til vores egen salgslinje (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f). Opfølgningen holder sig til dit eget ærinde, og til den ene sms herunder, hvis du siger ja til den.
Hvad vi ikke gør
Du kommer ikke på en liste, fordi du ringede. Vi sender dig hverken sms eller mail med markedsføring, medmindre du selv har sagt ja til det, og oplysningerne bliver hverken solgt eller delt.
Receptionisten på linjen svarer kun, når du ringer. Ringback ringer kun selv op fra 35 15 30 56 til personer, der har bedt om det i vores formular på Facebook eller Instagram, se Når du har bedt os ringe dig op. Ringer du tilbage til nummeret efter sådan et opkald, taler du med demo-linjen, og så gælder dette afsnit.
Hvis du siger ja til en sms
Ringer du til en af vores demolinjer, spørger receptionisten til sidst i samtalen, om Ringback må sende dig en enkelt sms med et link. Kun hvis du svarer klart ja, får du den. Er svaret uklart, sender vi ingenting, og vi spørger ikke det samme nummer igen inden for 30 dage. Sms'en kommer fra Ringback (Platformhuset ApS), sendes gennem vores sms-leverandør Telnyx til det nummer, du ringede fra, og der kommer ikke flere.
På siden bag linket vælger du, om du vil booke en snak, have hjælp til opsætningen, have mere information på mail eller sige nej tak. Linket virker i 14 dage. Vælger du noget andet end nej tak, bliver dit valg, dit nummer og det, du selv skriver, en henvendelse til os, og den behandles præcis som en henvendelse fra boksen på forsiden. Booker du en snak, lægger vi tiden som foreløbig i vores egen kalender med dit nummer og det navn, du eventuelt skriver. Når vi viser de ledige tider, ser vi kun, om kalenderen er ledig eller optaget. Vælger du nej tak, hører du ikke mere fra os om opkaldet.
På samme side kan du give en vurdering og en kommentar. Den gemmes anonymt: uden dit nummer, dit navn og tidspunktet, kun med datoen og hvilken linje du ringede til. Skriver du selv din mail ved feedbacken, gemmer vi den med, så vi kan svare dig.
Grundlaget for sms'en er dit samtykke (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a, og markedsføringslovens § 10). Samtalen gemmes ikke lige så længe som beviset, så vi gemmer beviset for dit ja for sig: spørgsmålet, dit svar, tidspunktet og dit nummer. Det ligger i to år efter sms'en, så vi kan vise, at du sagde ja. Du kan trække dit samtykke tilbage ved at vælge nej tak på siden eller skrive til kontakt@ringback.dk.
Hvor længe det ligger
Selve opkaldet — nummeret, tidspunktet og den skrevne samtale — slettes automatisk senest 30 dage efter, du har ringet. Det sker med en oprydning, der kører hvert døgn. Den er sat op til kun at røre denne ene linje, og de 30 dage gælder derfor kun her: på virksomhedernes egne linjer er fristen 12 måneder, og der er det kun samtalens ordlyd, der slettes.
To ting følger ikke med i den oprydning, og det siger vi hellere ligeud end at love for meget. Noten om dit ærinde bliver stående, indtil vi har fulgt op og er færdige med den — vil du have den væk før, sletter vi den, når du skriver til kontakt@ringback.dk. Og vi gemmer i fem år et bevis for, at receptionisten fortalte dig, at den er en AI. Beviset er tidspunktet, den sætning, du fik at høre, og dit nummer i pseudonymiseret form, altså en hash og de sidste fire cifre og ikke selve nummeret. Resten af samtalen er ikke med. EU's forordning om kunstig intelligens kræver oplysningen, og bevisbyrden er vores, så vi skal kunne fremvise, at den blev givet.
Du taler med en AI
Det får du at vide i den første sætning, hver gang. Det gælder også vores egen linje, og det kan ikke slås fra. Vil du hellere tale med et menneske, siger du det bare til den — så noterer den dit navn og nummer, og en af vores medarbejdere ringer dig op.
Når du har bedt os ringe dig op
Har du udfyldt vores formular på Facebook eller Instagram og sat flueben ved, at Ringbacks AI-assistent må ringe dig op, gælder dette afsnit. Platformhuset ApS er dataansvarlig for det, vi modtager, og for det, vi gør med det.
Hvad vi modtager fra Meta
Dit navn, dit telefonnummer og din mail, den branche du valgte, tidspunktet og ordlyden af de flueben, du satte, og id-numre på siden, formularen, annoncen, annoncesættet og kampagnen. Vi kan også se, om du brugte Facebook eller Instagram, og om du kom via en annonce. Formularen er vores: vi har bestemt, hvad den spørger om, og Platformhuset ApS er dataansvarlig for dine svar, fra du sender dem. Meta driver formularen og gemmer svarene hos sig i en periode. Meta behandler desuden oplysninger om din brug af Facebook og Instagram efter Metas egen privatlivspolitik.
Hvad vi bruger det til
Vi ringer dig op for at fortælle om Ringback. Vi ringer kun på hverdage mellem kl. 8 og 20 og højst to gange, og vi lægger ingen besked på din telefonsvarer. Udfylder du formularen uden for den tid, får du en sms om, hvornår vi ringer. Vi sender aldrig sms eller mail mellem kl. 21 og 8. Om natten venter sms'en derfor til kl. 8, og ringer vi allerede da, får du kun opkaldet.
Siger du ja til linket i samtalen, får du det på sms og på mail. Vil du tale med Mads, får du en mail om det, og Mads får en intern besked om at kontakte dig. Får vi ikke fat i dig, sender vi en sms og en mail med linket, og så ringer vi ikke igen. Siger du nej tak, ringer vi ikke igen og sender ingenting.
Opretter du en Ringback-konto med samme mail inden for 30 dage, kobler vi kontoen til din henvendelse, så vi kan se, hvilke annoncer der giver kunder (artikel 6, stk. 1, litra f). Koblingen slettes efter 13 måneder.
Ringback sælges kun til virksomheder. Er du privatperson, afslutter assistenten samtalen, og du hører ikke mere fra os.
En AI ringer dig op
Opkaldet kommer fra vores nummer 35 15 30 56. Det er en AI-assistent, du taler med, og det siger den i første sætning, sammen med at samtalen bliver skrevet ned, og at du altid kan sige nej tak. Vil du hellere tale med et menneske, kan du sige det. Så noterer assistenten det, og Mads fra Ringback kontakter dig. Ringer du selv tilbage til nummeret, lander du på vores demo-linje.
Samtalen på skrift
Vi gemmer ingen lydoptagelse. Samtalen bliver skrevet ned undervejs, og vi gemmer udskriften og et kort resume i 30 dage. Det gælder også hos ElevenLabs, der driver stemmen og samtalen: der gemmes ingen lyd, og deres kopi af udskriften slettes efter 30 dage. Vi bruger udskriften til at følge op på det, du bad om, til at kunne dokumentere et nej tak og til at se, hvordan assistenten svarede, så vi kan gøre den bedre. Resumeet bliver hos os. Den mail, du får, har en fast tekst.
Spørger du efter noget, Ringback ikke kan i dag, noterer vi det kort, så vi kan se, hvad kunderne savner. Noten slettes sammen med udskriften efter 30 dage.
Grundlaget
Opkaldet, sms'en og mailen sker på grundlag af dit samtykke (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a, og markedsføringslovens § 10). Udskriften gemmer vi på grundlag af vores legitime interesse i at kunne følge op og dokumentere samtalen (artikel 6, stk. 1, litra f). Beviset for dit samtykke og for vores kontakt med dig og spærringen efter et nej gemmer vi, fordi vi skal kunne vise, at vi måtte kontakte dig, og fordi vi skal kunne huske dit nej (artikel 6, stk. 1, litra f).
Du bestemmer selv, om du vil udfylde formularen. Uden telefonnummer og flueben kan vi ikke ringe dig op.
Hvem der behandler oplysningerne
Telnyx står for telefonien og sms'erne. ElevenLabs står for stemmen, samtalen og udskriften og stiller også den sprogmodel til rådighed, der formulerer assistentens svar (en model fra Anthropic). Google Workspace sender mailen, og Resend tager over, hvis det svigter. Supabase gemmer oplysningerne i en database i Frankfurt, og Vercel driver serverne i Frankfurt. Telnyx, ElevenLabs, Anthropic og Resend er amerikanske selskaber. Overførslen sker på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og for ElevenLabs og Resend også på EU-U.S. Data Privacy Framework. Telnyx er selvstændigt dataansvarlig for visse tekniske opkaldsdata. Den fulde liste står under Hvem behandler data for os.
Meta og måling af vores annoncer
Formularen har et ekstra flueben om måling, og det er frivilligt. Kun hvis du har sat det, må vi fortælle Meta, om du blev ringet op og oprettede en konto, så vi kan måle og forbedre vores annoncer på Facebook og Instagram. I dag sender vi ingen oplysninger om opkaldet til Meta. Du kan altid trække fluebenet tilbage på kontakt@ringback.dk. Tænder vi målingen senere, sker det kun for dem, der har sat det frivillige flueben, og denne side bliver rettet først.
Hvor længe det ligger
Navn, telefonnummer og mail slettes 30 dage efter, at forløbet er afsluttet, og senest 60 dage efter, at du sendte formularen. Kunne vi slet ikke kontakte dig, fx fordi fluebenet manglede, sletter vi dem efter 7 dage og de hashes, vi har lavet af dem, efter 30 dage. Udskrift og resume slettes efter 30 dage. Resten af det, vi har registreret, som annoncens id-numre og din branche, sletter vi efter 13 måneder.
En kopi af den mail, vi sender dig, ligger i vores sendte post hos Google Workspace. Skriv til kontakt@ringback.dk, så sletter vi den med det samme.
Beviset for dit samtykke og for vores kontakt med dig gemmer vi i to år efter den sidste kontakt. Det består af tidspunkter og kanaler, fluebenets ordlyd, formularens id, Metas id for din henvendelse, hvordan opkaldet endte, hvilken version af assistenten og dens åbning der ringede, og en hash af dit nummer og din mail, lavet med en hemmelig nøgle. Selve nummeret og mailen er ikke med.
Siger du nej tak, lukker vi din henvendelse med det samme. En hash af dit nummer og din mail står i 60 dage på en spærreliste, så en anden henvendelse fra dig, der allerede ligger hos os, heller ikke fører til kontakt. Beviset for dit nej gemmer vi sammen med beviset for samtykket i to år efter den sidste kontakt. Udfylder du formularen igen senere, er det et nyt ja.
Sådan siger du nej tak
Sig det i telefonen, tryk på afmeldingslinket i sms'en eller mailen, eller skriv til kontakt@ringback.dk. Sms'en kan ikke besvares. Det er gratis, og du skal ikke begrunde det. Dine øvrige rettigheder står under Det, du kan kræve.
Har en anden skrevet dit nummer i formularen, og siger du det i telefonen, ringer vi ikke igen, og udskriften slettes efter 30 dage.
Skriver du til os i vores henvendelsesboks
Boksen på forsiden og på /webshop er vores egen, så det er Platformhuset ApS, der er dataansvarlig for det, du sender gennem den.
Hvad vi gemmer
Når du trykker send, gemmer vi din mailadresse eller dit telefonnummer, de svar, du har klikket dig igennem (hvad Ringback skal tage sig af, hvad I laver, og hvor mange opkald I får), den besked, du selv skriver, og tidspunktet. Klikker du dig igennem uden at sende, forlader dine valg ikke din browser.
Hvad vi bruger det til
Til at kontakte dig om Ringback, som du har bedt om, og til intet andet. Du kommer ikke på en liste og får hverken nyhedsbrev eller reklame, fordi du har skrevet.
Henvendelsen gemmes i den fælles database, vi bruger til henvendelser på tværs af Platformhusets produkter. Derefter sker der to ting automatisk. En sprogmodel fra Anthropic sorterer den efter emne og hast og skriver et kort resumé. Modellen får alle felterne, også din mailadresse eller dit telefonnummer og din besked. Den svarer ikke selv og træffer ingen afgørelse om dig. Og vi sender os selv en mail med dine oplysninger og resuméet, så et menneske kan vende tilbage til dig. Mailen sendes gennem Google Workspace og, hvis det svigter, gennem Resend i USA.
Anthropic PBC er et amerikansk selskab. Vi har ikke valgt amerikansk behandling, så standarden gælder: behandlingen kan ske globalt, også uden for EU/EØS, og det, Anthropic opbevarer, ligger i USA. Anthropic opbevarer som udgangspunkt det, vi sender, i op til 30 dage. Overførslen sker på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (modul 2 og 3) i Anthropics databehandleraftale. Vil du se dem, skriver du til kontakt@ringback.dk, så sender vi en kopi.
Grundlaget er vores legitime interesse i at besvare en henvendelse, du selv har sendt, og at tage de skridt, du beder om, før en eventuel aftale (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f og b).
Hvor længe det ligger
Selve henvendelsen i databasen slettes automatisk 24 måneder efter, du sendte den. To kopier følger ikke med i den oprydning, og det siger vi hellere ligeud. Den mail, vi sender til os selv, bliver liggende i vores egen postkasse. Og vores interne aktivitetslog gemmer resuméet og, hvis du har skrevet den, din mailadresse. Begge dele fjerner vi sammen med henvendelsen, når du beder om at få dine oplysninger slettet. Vil du have det hele slettet før de 24 måneder, skriver du til kontakt@ringback.dk.
Hvad vi behandler
Næsten alt kommer fra to steder: det, virksomheden selv skriver i portalen, og det, der bliver sagt i et opkald. Vi køber ikke data, og vi henter ikke profiler fra tredjepart.
Når virksomheden forbinder Google Kalender
Virksomheden kan forbinde sin egen Google Kalender under Integrationer i portalen. Det er frivilligt, og adgangen gives på Googles egen side. Vi beder kun om tre tilladelser: at oprette og bruge en særskilt kalender i virksomhedens Google-konto, at se navnene på virksomhedens kalendere og at se, hvornår de er optaget. Vi beder ikke om adgang til mails, kontakter, Drev eller andet i Google-kontoen.
Det læser vi. Hvornår de kalendere, virksomheden selv har valgt, er optaget. Vi ser kun start og slut, ikke titler, deltagere, noter eller steder. Vi læser også navnene på kalenderne, så virksomheden kan vælge, hvilke der tæller, og Google-kontoens adresse, så portalen kan vise, hvilken konto der er forbundet. I Ringbacks egen kalender læser vi de aftaler, vi selv har lagt, så vi kan se, hvis virksomheden flytter eller sletter en af dem. Aftaler i virksomhedens øvrige kalendere kan vi hverken ændre eller slette, og det sikrer Googles tilladelse også.
Det skriver vi. De aftaler, receptionisten booker eller noterer som ønske, og kun i Ringbacks egen kalender. En aftale indeholder tidspunktet, navn og telefonnummer på den, der ringede, adressen, hvis den blev oplyst, og en kort beskrivelse af opgaven. Et ønske, virksomheden ikke har bekræftet endnu, står som ubekræftet. Google behandler aftalerne for virksomheden efter dens egen aftale med Google.
Det bruger vi det til. Kun til at receptionisten foreslår ledige tider og kan lægge aftalen i kalenderen. Under et opkald indgår kun de ledige tidsrum, vi regner ud, i receptionistens instruktion, og det er dem, leverandørerne bag samtalen ser (se Hvem behandler data for os). Vi sælger ikke oplysningerne fra Google, bruger dem ikke til reklame og bruger dem ikke til at træne AI-modeller. Ingen hos os ser på dem, medmindre virksomheden beder om hjælp, det er nødvendigt af hensyn til sikkerheden, eller loven kræver det.
Sådan gemmer vi det. Adgangsnøglen fra Google gemmes krypteret og kan kun bruges af vores server. De optagede tider gemmer vi som en midlertidig kopi, der fornyes løbende. Vi logger, hvad vi har skrevet i kalenderen og hvornår, men ikke aftalernes indhold.
Sådan stopper du det. Virksomheden kan afbryde forbindelsen i portalen når som helst. Så trækker vi adgangen tilbage hos Google, holder op med at læse og skrive og sletter vores kopi af de optagede tider. Samtidig kan virksomheden vælge at fjerne de aftaler, Ringback har lagt. Ellers bliver de i Ringbacks kalender, til virksomheden selv sletter dem. Adgangen kan også fjernes i Google-kontoens oversigt over tredjepartsapps. Google-adressen og id'et på Ringbacks kalender gemmer vi, så en ny forbindelse finder den samme kalender igen. Alt om forbindelsen slettes, når kontoen slettes.
Ringbacks brug af oplysninger fra Googles API'er og overførsel af dem til andre apps følger Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use). Ringback's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Hvad der sker, mens telefonen er i gang
Opkalderen får det at vide, hver gang
Hvert eneste opkald begynder med, at receptionisten oplyser, at den er en AI-assistent. Virksomheden må gerne skrive sin egen hilsen, men mangler den oplysningen, sætter systemet den selv ind, og det kan ikke slås fra. Sådan har vi bygget det fra begyndelsen, og det lever op til oplysningspligten i EU's forordning om kunstig intelligens.
Vi gemmer ikke lyden
Der bliver ikke gemt en lydoptagelse af samtalen i Ringback. Det, der lander i opkaldsloggen, er et skriftligt transskript og et kort resumé, plus de oplysninger samtalen gav: navn, nummer, adresse, ærinde og eventuelt et ønsket tidspunkt. Vil vi på et tidspunkt gemme lyd, retter vi denne side og siger det tydeligt, før vi gør det.
Lyden findes naturligvis, mens I taler sammen: stemmen bliver genereret, og det talte omsættes til tekst undervejs, hos den leverandør der driver samtalen. Det er den tekst, vi får tilbage, når opkaldet er slut.
Den leverandør gemmer heller ingen lydoptagelse. Vi har slået lydgemning fra på alle vores linjer og kontrolleret indstillingen hos dem den 2. september 2026; den gælder også for de samtaler, der allerede var afviklet. Deres egen kopi af den skrevne samtale slettes hos dem efter 30 dage. Hvad der derefter findes, er vores database — og fristerne for den står under Opbevaring.
Hvad receptionisten ikke gør
Receptionisten på virksomhedernes linjer svarer kun på indgående opkald og ringer aldrig ud. Ringback ringer kun selv op fra 35 15 30 56 til personer, der har bedt om det i vores formular på Facebook eller Instagram, se Når du har bedt os ringe dig op. Receptionisten kan ikke indgå aftaler på virksomhedens vegne, og oplysningerne fra en samtale bruges ikke til at markedsføre noget til den, der ringede.
Hvorfor vi behandler dem
For at levere det, virksomheden har bestilt
Konto, opsætning, opkald og leads bruges til at besvare telefonen, vise resultatet i portalen og give besked om nye henvendelser. Grundlaget er vores aftale med virksomheden (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b).
For at tage imod opkald
Behandlingen af det, en opkalder fortæller, sker for virksomheden og efter dens instruks. Virksomheden er som udgangspunkt dataansvarlig for den del og har typisk sin egen interesse i at kunne vende tilbage til en kunde, der har ringet (artikel 6, stk. 1, litra b og f).
For at drive og sikre tjenesten
Forbrugslog, fejllog og rate-limits bruges til at holde platformen kørende og forhindre misbrug. Grundlaget er vores legitime interesse i en sikker og driftsstabil tjeneste (artikel 6, stk. 1, litra f).
For at kunne opkræve betaling
Vælger virksomheden en betalt plan, behandler vi fakturerings- og betalingsoplysninger for at kunne gennemføre betalingen og udstede faktura. Grundlaget er vores aftale med virksomheden (artikel 6, stk. 1, litra b), og for bogføringen den retlige forpligtelse, vi har efter bogføringsloven (artikel 6, stk. 1, litra c).
For at svare på henvendelser
Skriver du til kontakt@ringback.dk eller til supporten inde i portalen, bruger vi oplysningerne til at følge op på netop din henvendelse (artikel 6, stk. 1, litra b og f).
For at følge op på prøven og måle vores annoncer
Kampagnenavnet på kontoen bruger vi til at se, hvilke annoncer og kanaler der bringer virksomheder til os. Når en virksomhed opretter en prøve, kan vi ringe til det telefonnummer, der er oplyst for virksomheden, eller skrive for at hjælpe i gang. Har du ikke sat flueben ved, at vi gerne må ringe, ringer vi ikke. Over for selskaber, og når du selv har bedt om det med fluebenet, kan vi også fortælle om vores betalte hjælp til opsætningen, og så er formålet også salg. Skriver vi, handler det kun om opsætningen, medmindre du selv har bedt om et tilbud. Om en prøve er kommet i gang, ser vi kun af kontoens minutforbrug, ikke af hvem der ringede. Vi noterer, at vi har kontaktet dig, og om du har frabedt dig flere opkald. Grundlaget er vores legitime interesse i at følge op på en prøve, virksomheden selv har oprettet, og i at bruge vores annoncebudget fornuftigt (artikel 6, stk. 1, litra f).
Sådan siger du nej tak til opkald
Vil du ikke ringes op af os, så sig det, når vi ringer, eller skriv til kontakt@ringback.dk. Så noterer vi det på kontoen, og vi ringer ikke igen om prøven eller vores betalte opsætning. Svarer du ikke, prøver vi højst to gange. Du kan også gøre indsigelse mod, at kampagnenavnet står på din konto, så sletter vi det. Et nej tak ændrer ikke ved din konto eller din prøve.
Når AI hjælper med dine mails
Når du skriver til os på mail, behandler vi din afsenderadresse, dit navn, emnet og beskedens indhold for at besvare henvendelsen og følge op. Beskeden kan blive analyseret af en AI-mailassistent hos Anthropic. Rutinespørgsmål kan besvares automatisk; spørgsmål om blandt andet betaling, opsigelse, klager og juridiske forhold sendes videre til en ansvarlig person. AI-svar er mærket som AI i mailens signatur.
Vi bruger også Claude Code hos Anthropic til at sammenfatte mails i interne rapporter og forberede svarudkast. Den rutine sender ikke selv svar til kunder eller samarbejdspartnere. Kun de personer hos os, der følger op på henvendelsen, skal bruge rapporterne. Du kan bede om, at en medarbejder tager stilling til din henvendelse.
Mailen og opfølgningen behandles for at håndtere din henvendelse og vores kundeforhold. Grundlaget er vores legitime interesse i at besvare henvendelser og, når du selv er aftalepart, opfyldelse af aftalen (artikel 6, stk. 1, litra f og b). Oplysninger i henvendelser kan behandles i USA hos Anthropic. Mails, kladder og rapporter opbevares i vores mailsystem og i de anvendte AI-tjenesters historik, efter behovet for at afslutte henvendelsen og dokumentere en aftale, betaling eller konkret tvist. Ved vurderingen indgår, om sagen er afsluttet, om oplysningerne stadig er nødvendige, og om lovkrav kræver fortsat opbevaring. Der er ikke en fælles automatisk slettefrist for disse kopier; de skal derfor håndteres særskilt ved sletning.
API-behandling og gemte Claude-samtaler har forskellige opbevaringsvilkår. Anthropic oplyser som udgangspunkt op til 30 dages opbevaring af almindelige API-input og -output, med undtagelser blandt andet for lovkrav og misbrug. Gemte samtaler i Claude slettes ikke automatisk efter samme frist. Se Anthropics opbevaringsvilkår via linkene nedenfor, eller kontakt os om indsigt og sletning.
Opbevaring ved API-brug · Opbevaring i Claude
For at sende nyhedsbrevet, hvis du har bedt om det
Sætter du selv fluebenet ved oprettelsen, sender vi dig nyhedsbrevet med produktnyt og tips til receptionisten. Feltet er aldrig sat på forhånd: markedsføringslovens § 10 kræver, at du har bedt om mailen først, og grundlaget for at gemme din adresse imens er dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a).
Vi gemmer den ordlyd, du sagde ja til, ordret sammen med tidspunktet — ikke bare at der var et flueben. Det er dokumentationen for, at vi måtte skrive til dig, og bevisbyrden er vores.
Hver eneste nyhedsbrevsmail har et afmeld-link, der virker uden login. Du kan også skrive til kontakt@ringback.dk. Mails om din egen drift — opkald, fakturaer og beskeder om din konto — stopper ikke, når du afmelder dig. De hører til aftalen og er ikke markedsføring.
Nyhedsbrevet er et andet samtykke end det, du giver til cookies. Et ja det ene sted er ikke et ja det andet, og vi bruger aldrig det ene i stedet for det andet.
Hvem behandler data for os
En telefonsamtale skal igennem flere tekniske leverandører, før den bliver til en linje i en opkaldslog. Vores databehandlere må kun behandle data efter vores instruks. Telnyx behandler desuden visse tekniske opkaldsdata som selvstændigt dataansvarlig. Vi sælger aldrig data og deler dem ikke til markedsføring.
Overførsel uden for EU og EØS
Flere af leverandørerne er amerikanske. For de behandlinger, vi udfører på virksomhedskundens vegne under databehandleraftalen, beskriver bilag B hver leverandørs land og overførselsgrundlag, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Bilaget omfatter ikke automatisk alle de tjenester, vi bruger til vores egen kundedialog. Du finder bilag B i databehandleraftalen, som er offentlig. Du behøver ikke skrive efter den.
Logger du ind med Google, behandler Google Ireland Limited dit login til egne formål som selvstændig dataansvarlig — Google er ikke vores databehandler og står derfor ikke i bilag B. Hvad Google gør, står i Googles privatlivspolitik. Vi modtager kun e-mail, navn og et eventuelt profilbillede.
Der er to modtagere mere, og de hører ikke til på listen ovenfor: siger du ja til marketing-cookies, går der oplysninger til Meta og til Google. De behandler dem ikke for os, men til egne formål, og er derfor selvstændigt dataansvarlige — ikke vores databehandlere. Både grundlaget og overførslen til USA står under Statistik og marketing.
Vi tæller uden at kende dig
Vi vil gerne vide, om siden virker: hvor mange der læser om priserne, og hvor mange der trykker på knappen. Det kan lade sig gøre uden at følge nogen rundt, og sådan har vi bygget det.
Vores egen tælling – uden cookies
Når du åbner en side eller trykker på en knap, sender browseren en lille besked til vores egen server. Den indeholder sidens sti, hvad der blev trykket på, om skærmen er mobil eller desktop, og domænenavnet på den side du kom fra, hvis du kom fra et link. Kom du via en annonce, følger kampagnens og annoncens navn fra adressen med, også når du trykker afspil på en eksempelsamtale, medmindre du har sagt nej til statistik. Der er hverken cookie, bruger-id eller noget andet, der kan samle to besøg til én person.
Din IP-adresse bliver aldrig gemt. Serveren bruger den et øjeblik til at spærre for spam og glemmer den derefter. Din browsers tekniske signatur gemmer vi kun som en grov familie – for eksempel “Chrome” eller “Safari på mobil” – aldrig den fulde tekst, der er detaljeret nok til at genkende en maskine. Adresser gemmes uden det, der står efter spørgsmålstegnet. Vi kan altså se, at prissiden blev vist 40 gange fra mobil, ikke hvem der så den.
Vi vurderer, at tællingen ikke kræver dit samtykke, fordi den hverken bruger cookies eller kan pege på en person. Vi beder dig alligevel tage stilling, fordi vi hellere vil spørge på forhånd, og siger du nej til statistik, holder vi kampagnenavnene ude af den.
Cookies vi bruger
Logger du ind i portalen, sættes de cookies, der holder din session i gang. Uden dem virker login ikke. Derudover gemmer vi dit svar på cookie-banneret i én cookie, rb_cookie_valg, der lever i 12 måneder. Den indeholder kun, om du har sagt ja til statistik og marketing, og hvornår du svarede. Der ligger intet id i den, og den følger dig ikke til andre websites — men den gælder hele ringback.dk, portalen på app.ringback.dk med, så du kun skal svare én gang.
Her står hver enkelt post, vi lægger på din maskine — cookie eller ej — og hvad den er til for. To af linjerne er ikke cookies, men noget browseren gemmer på samme måde; de står med, fordi reglerne er de samme, og fordi et skema, der kun viser det ene, ville være ufuldstændigt. Står der ikke andet i skemaet, findes der ikke andre.
| Cookie eller gemt post | Hvad den bruges til | Levetid | Sat af | Kategori |
|---|---|---|---|---|
| rb_app | Tilpasser portalen, når du åbner en side fra Ringback-appen. Indeholder kun værdien 1 og bruges ikke til sporing eller markedsføring. | 1 time, fornyes når du åbner en portalside fra appen | Ringback (førstepart) | Nødvendig |
| rb_cookie_valg | Husker, hvad du svarede om statistik og marketing. Indeholder to ja/nej og datoen for dit svar — intet id. Uden den ville banneret spørge igen ved hver sidevisning. | 12 måneder | Ringback (førstepart, gælder hele ringback.dk) | Nødvendig |
| rb_tema | Husker, om du har valgt det lyse eller det mørke tema med knappen i menuen. Indeholder kun ordet "lys" eller "moerk" — intet id. Sættes, når du selv trykker på knappen, eller når du åbner et link til ringback.dk, der selv vælger temaet (det ender på ?tema=lys eller ?tema=moerk). | 12 måneder | Ringback (førstepart, gælder hele ringback.dk) | Nødvendig |
| Login-session | Holder dig logget ind i portalen. Sættes først, når du logger ind, og har intet med markedsføring at gøre. | Sessionen — ryddes, når du logger ud | Ringback via Supabase (førstepart) | Nødvendig |
| somi_utm | Husker inden for det samme besøg, hvilken annonce eller hvilket link du kom ind ad, så en oprettelse kan henføres til kanalen. Gemmes kun, hvis du har sagt ja til statistik i cookie-banneret — siger du nej, eller har du ikke svaret endnu, bliver der ikke lagt noget i din browser. Indeholder kampagnenavnene fra adressen ved både dit første og dit seneste besøg med kampagnenavne, tidspunkterne for de to besøg og domænenavnet på den side, du kom fra — aldrig navn, e-mail eller et id, der kan følge dig. | Besøget — ryddes af browseren, når fanen lukkes | Ringback (førstepart, i browserens session-lager, ikke en cookie) | Statistik |
| rb_cookie_valg (kopi i browserens lager) | Nøjagtig samme indhold som cookien ovenfor. Kopien ligger der, fordi portalen og websitet skal kunne læse dit svar med det samme, også hvis cookien er blokeret af browseren. Indeholder to ja/nej og datoen for dit svar — intet id. | Indtil du svarer igen eller rydder browserens data | Ringback (førstepart, i browserens lokale lager) | Nødvendig |
| _fbp | Giver din browser et tilfældigt nummer, så Meta kan se, at klikket på annoncen og oprettelsen bagefter hørte til samme besøg. | Op til 90 dage | Meta — sat af Metas script, mens du er på ringback.dk | Marketing |
| _fbc | Gemmer det klik-id (fbclid), der står i adressen, når man kommer ind via en annonce på Facebook eller Instagram. Sættes kun, hvis du faktisk kom den vej. | Op til 90 dage | Meta — som ovenfor | Marketing |
| _gcl_* (bl.a. _gcl_au og _gcl_aw) | Gemmer tekniske id'er og tidsoplysninger, så besøg og senere handlinger kan forbindes med et klik på en Google-annonce. Hvilke cookies der sættes, afhænger blandt andet af, hvordan du kom til siden. | Op til 90 dage | Ringback (førstepart) via Googles konverteringstag | Marketing |
Vil du ændre dit svar, ligger linket “Cookie-indstillinger” nederst på hver side her på ringback.dk. Det åbner panelet igen med de valg, du sidst gemte, og du retter dem og trykker “Gem valg”. Fortryder du undervejs, lukker “Luk uden at ændre” panelet, uden at der sker noget. De nødvendige cookies kan ikke slås fra — uden dem kan siden hverken huske dit svar eller holde dig logget ind.
Statistik og marketing
Når du siger ja til marketing i banneret, indlæser vi Googles konverteringstag på siden. Det kan gemme oplysninger om annonceklikket i førstepartscookies, så klikket kan forbindes med en senere handling. Google modtager også tekniske oplysninger, blandt andet IP-adresse, sidens adresse og oplysninger om browseren. Vi sender to typer konverteringshændelser: klik på vores telefonnummer og oprettelse af en konto. Vi føjer ikke navn, e-mail, telefonnummer eller beløb til disse hændelser, og vi sender ikke indhold fra dine opkald. Målingen sker fra din browser.
At du trykker på nummeret, er ikke det samme som, at du ringer, og vi kan ikke se, om du gjorde. Vi tæller trykket, ikke samtalen.
Grundlaget er dit samtykke, og kun det (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a, og cookiereglernes krav om et ja, før der lagres eller læses noget på dit udstyr). Indtil du har givet samtykke til marketing, starter vi ikke Google Ads-målingen og sætter ikke Google Ads-cookies.
Modtageren er Google Ireland Limited. Google er ikke vores databehandler, men selvstændig dataansvarlig for det, de selv bruger oplysningerne til — måling af annoncer og dannelse af målgrupper. Vi kan altså ikke instruere Google i den del, og vil du gøre en rettighed gældende over for dem, skal det ske gennem Googles egne kanaler. Hvad de gør, står i Googles privatlivspolitik.
Google oplyser selv, at oplysningerne kan blive overført til koncernens amerikanske selskab, og at overførslen sker på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework, som EU-Kommissionen har truffet afgørelse om, suppleret af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Vi har ikke selv rådighed over den del af behandlingen — vi gengiver Googles eget grundlag, så du ved, hvad et ja indebærer, inden du siger det.
Fortryder du, åbner du “Cookie-indstillinger” nederst på siden, slår marketing fra og gemmer. Vi stopper derefter med at sende de to konverteringshændelser og opdaterer samtykkesignalet til Google. Det trækker ikke oplysninger tilbage, som allerede er sendt. Allerede gemte cookies kan blive liggende. Du kan slette dem i din browsers indstillinger.
Vi annoncerer på Facebook og Instagram, og siger du ja til marketing i banneret, indlæser vi Metas annonce-pixel. Den sender tre ting, og ikke andet: at en af vores sider blev åbnet, at der blev oprettet en konto, og at et abonnement blev tegnet. Ved det sidste følger beløbet og valutaen med, så vi kan se, hvad en kampagne rent faktisk indbragte. Der sendes hverken navn, e-mail, telefonnummer eller noget fra dine opkald. Det hele sker i din browser — vores egne servere sender ikke ét kald til Meta.
Inde i portalen tæller vi ikke sidevisninger med pixlen. Kun de to konverteringer — oprettelsen og det gennemførte abonnement — kan udløse et signal derinde. Hvilke sider du åbner, når du er logget ind, er ikke Metas ærinde.
Grundlaget er dit samtykke, og kun det (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a, og cookiereglernes krav om et ja, før der lagres eller læses noget på dit udstyr). Siger du nej — eller har du slet ikke svaret endnu — bliver scriptet ikke hentet. Ikke sat på pause, ikke tavst: ikke hentet. Så bliver der heller ingen _fbp eller _fbc lagt i din browser.
Modtageren er Meta Platforms Ireland Limited. Meta er ikke vores databehandler, men selvstændig dataansvarlig for det, de selv bruger oplysningerne til — måling af annoncer og dannelse af målgrupper. Vi kan altså ikke instruere Meta i den del, og vil du gøre en rettighed gældende over for dem, skal det ske gennem Metas egne kanaler. Hvad de gør, står i Metas privatlivspolitik og i deres cookiepolitik.
Meta oplyser selv, at oplysningerne kan blive overført til koncernens amerikanske selskab, og at overførslen sker på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework, som EU-Kommissionen har truffet afgørelse om, suppleret af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Vi har ikke selv rådighed over den del af behandlingen — vi gengiver Metas eget grundlag, så du ved, hvad et ja indebærer, inden du siger det.
Fortryder du, åbner du “Cookie-indstillinger” nederst på siden, slår marketing fra og gemmer. Så holder vi op med at sende i samme sekund — også midt i et besøg — og vi beder samtidig Meta om at holde op med at behandle. Selve _fbp og _fbc ligger i din browser og fjernes dér, hvor du plejer at slette cookies. Dit valg gælder både ringback.dk og portalen på app.ringback.dk, og det koster dig ingenting at sige nej: siden virker præcis som før. Vi bruger fortsat ikke Google Analytics.
Kampagne-parametre (utm)
Kommer du hertil via et link fra en annonce eller et nyhedsbrev, indeholder adressen nogle utm-parametre, der fortæller, hvilken kampagne og annonce linket hørte til. Trykker du på Opret konto eller Prøv gratis på samme side, følger de samme parametre med i adressen til oprettelsen. Det gælder også, når du opretter dig med Google eller Apple: Så følger de med i den adresse, du sendes tilbage til. Opretter du en konto, gemmes alle fem kampagnefelter sammen med kontoen, også et eventuelt søgeord, så vi ved, hvilken kanal der virker. Der lægges intet i din browser for at gøre det, og klik-id'er som fbclid følger aldrig med. Uden et ja til statistik bruger vi aldrig siden, du kom fra.
Har du sagt ja til statistik i banneret, husker vi desuden parametrene og domænet på den side, du kom fra, i din browsers session, så de stadig er der, hvis du kigger på andre sider, før du opretter dig. De ligger kun i din egen browser, de sendes ikke til andre, og de forsvinder, når du lukker fanen. Opretter du en konto efter et ja, gemmes domænet på kontoen sammen med kampagnefelterne.
Vælger du “kun nødvendige” i banneret, følger kampagnenavnet hverken med til oprettelsen eller i vores egen tælling. Har du ikke svaret på banneret endnu, følger det med som beskrevet ovenfor.
Hvor længe vi gemmer
Konto, opsætning, opkaldslog, leads, bookinger og kundekort gemmes, så længe virksomheden har en konto hos os. En håndværker skal kunne finde et opkald frem et halvt år senere, og derfor er der ingen generel frist, der rydder kontoen for ham.
Kampagnefelterne og domænet på den side, du kom fra, sletter vi automatisk 13 måneder efter, at kontoen blev oprettet. Vores notat om, at vi har kontaktet dig, og om du har frabedt dig opkald, står, så længe kontoen findes, så et nej tak bliver husket.
Én ting har en fast frist, og det er den tungeste: selve den skrevne samtale. Transskriptet slettes automatisk 12 måneder efter opkaldet — på alle konti, uden at nogen skal bede om det. Resuméet, ærindet, tidspunktet, varigheden og leadet bliver stående, så opkaldet stadig kan findes; det er ordlyden, der forsvinder. Det er også den frist, der står i databehandleraftalen.
Går efterbehandlingen af et opkald i stå hos en leverandør, gemmer vi den rå besked fra samtale-motoren, så opkaldet ikke går tabt. Den besked indeholder samtalens tekst, den ligger et sted i databasen, kun vores egen server kan læse, og den slettes af den samme 12-måneders-regel. Vi skriver det, fordi det ellers ville være et sted, teksten lå, uden at nogen havde sagt det.
Vores egen demo-linje på 35 15 30 56 har en kortere frist: dér slettes hele opkaldet efter 30 dage, ikke kun ordlyden. Hvad der slettes, og hvad der ikke gør, står under Demo-linjen.
Virksomheden kan selv slette kundekort og poster i videnbasen direkte i portalen. Sletning af enkelte opkald og leads sker efter anmodning — via portalens "Anmod om sletning af data" eller til kontakt@ringback.dk — og gennemføres uden unødig forsinkelse. Vi besvarer anmodninger om rettigheder senest en måned efter modtagelsen. Kontosletning har sit eget forløb: du bekræfter under Indstillinger, Privatliv og data, Slet konto. Kontoen og aktive kundedata slettes senest 8 dage efter bekræftelsen. Et abonnement stoppes som del af sletningen. Almindelig opsigelse af abonnementet sletter ikke i sig selv kontoen. Se kontosletning og leverandørernes frister.
Når aftalen ophører, følger sletning eller tilbagelevering af opkalderdata punkt 11.1 i databehandleraftalen. Opsigelse og udløb af en prøveperiode er ikke i sig selv en bestilling af den selvbetjente kontosletning. Kontakt os om afslutningen og en eventuel kopi, inden data slettes. Leads kan hentes som CSV under Leads i portalen. En samlet eksport af opkald og kundekort bestilles hos kontakt@ringback.dk.
Oplysninger fra dem, der har ringet ind, behandler vi for virksomheden og efter dens instruks. De følger virksomhedens konto og slettes fra vores aktive systemer, når sletningen af det pågældende opkald, lead, kundekort eller kontoen gennemføres. Kopier hos leverandører og i sikkerhedskopier kan have en særskilt frist.
Har du sagt ja til nyhedsbrevet, står din adresse på listen, indtil du afmelder dig. Afmelder du dig, holder vi op med at skrive — men vi sletter ikke linjen: vi noterer afmeldingen ved siden af dit oprindelige ja, så vi kan dokumentere både, at vi måtte skrive til dig dengang, og at vi er holdt op nu. Vil du også have selve samtykkejournalen fjernet, skriver du til os, og så gør vi det.
Henvendelser til kontakt@ringback.dk og til supporten gemmer vi, så længe dialogen er relevant, og derefter rydder vi op. Betalings- og faktureringsoplysninger og andet materiale, der indgår i bogføringen, skal vi efter bogføringsloven gemme i fem år efter udgangen af det regnskabsår, de vedrører.
Beviset for, at receptionisten fortalte opkalderen, at den er en AI, opbevares under den gældende instruks i op til fem år fra samtalen. Bekræfter virksomheden kontosletning, giver den en ny dokumenteret instruks om også at slette dette bevis sammen med kontoens kundedata. Det er tidspunktet, den sætning, der blev sagt, og opkalderens nummer i pseudonymiseret form, altså en hash og de sidste fire cifre og ikke selve nummeret — ikke resten af samtalen. Det er selve oplysningen, EU's forordning om kunstig intelligens kræver, og bevisbyrden for, at den blev givet, er vores. De fem år er derimod ikke en lovbestemt frist: det er vores egen vurdering af, hvor længe dokumentationen kan blive nødvendig. Der kører ingen automatisk oprydning på den log; sletningen efter de fem år sker manuelt hos os, og det siger vi hellere ligeud end at love en knap, der ikke findes.
Henvendelser fra vores formular på Facebook og Instagram har deres egne frister. De står under Når du har bedt os ringe dig op.
Det gemmer vi efter kontosletning
Vi beholder kun oplysninger til de beskrevne formål. Regnskabsmateriale og dokumentation holdes adskilt fra slettede opkald og kundekort.
| Oplysninger | Hvor længe | Formål |
|---|---|---|
| Fakturaer og betalinger med faktureringsnavn, adresse og CVR | 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de hører til | Bogføringsloven kræver det. |
| Et bevis for, at sletningen er sket (datoer og antal slettede poster, ingen e-mail) | 5 år | Så vi kan dokumentere, at vi har opfyldt din anmodning. |
| Din accept af databehandleraftalen (firmaoplysninger) | 3 år efter ophør | Til et eventuelt retskrav. |
| Dit samtykke til nyhedsbrevet og din afmelding | så længe vi skal kunne dokumentere samtykket | Markedsføringsloven kræver, at vi kan vise, at du sagde ja og siden nej. |
| Telefonnummeret | I karantæne, indtil fristen og kontrollen før eventuelt genbrug er afsluttet | Nummeret er Ringbacks, ikke en del af dine data. |
Regnskabsmateriale opbevares for at overholde bogføringsloven (GDPR artikel 6, stk. 1, litra c). Nødvendig dokumentation for aftale og sletning opbevares af hensyn til dokumentation og eventuelle retskrav (artikel 6, stk. 1, litra f). Der gemmes ikke en e-mail-hash alene for at forhindre en ny prøveperiode. Se også sletning hos leverandører og fra sikkerhedskopier.
Hvordan data holdes adskilt
Det, du kan kræve
Reglerne giver dig en række rettigheder. Skriv til kontakt@ringback.dk, så hjælper vi. Der er ingen gebyrer, og du behøver ikke begrunde en anmodning om sletning. Drejer det sig om en samtale med en virksomhed, der bruger Ringback, går vi ind som databehandler og sørger for, at anmodningen når frem til den dataansvarlige.
- Indsigt: du kan få at vide, hvilke oplysninger vi har om dig, og få en kopi.
- Berigtigelse: forkerte oplysninger skal rettes, og virksomheden kan rette det meste selv i portalen.
- Sletning: du kan slette kontoen i appen eller portalen under Indstillinger, Privatliv og data, Slet konto. Du kan også bede om at få enkelte oplysninger slettet. Fremgangsmåde og frister står på ringback.dk/slet-konto.
- Begrænsning: du kan bede os om at holde igen med en behandling, fx mens vi ser på en indvending eller retter en oplysning.
- Indsigelse: du kan gøre indsigelse mod en behandling, vi foretager på grundlag af vores legitime interesse, fx kampagnenavnet på kontoen eller vores opfølgning på prøven. Så stopper vi, medmindre vi har vægtige grunde, der går forud (artikel 21, stk. 1).
- Indsigelse mod direkte markedsføring: du kan altid sige nej til, at vi kontakter dig for at sælge noget, fx opkald om vores betalte opsætning. Så stopper vi med det samme, uden at du skal begrunde det (artikel 21, stk. 2 og 3). Sig det, når vi ringer, eller skriv til kontakt@ringback.dk.
- Dataportabilitet: du kan få de oplysninger, du selv har givet os, i et almindeligt maskinlæsbart format.
- Tilbagetrækning af samtykke: har du givet et samtykke — fx til nyhedsbrevet eller cookies — kan du trække det tilbage når som helst, uden at det koster noget. Det ændrer ikke lovligheden af det, der skete, mens samtykket var givet.
- Klage: du kan altid gå til Datatilsynet, uanset hvad vi svarer.
Klage
Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, vil vi helst høre det først, så vi kan rette op. Du kan altid klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.
Ændringer
Ændrer vi, hvordan vi behandler data, opdaterer vi denne side samtidig. Datoen nedenfor viser, hvornår teksten sidst er rettet.
Senest opdateret: 17. oktober 2026