Privatlivspolitik

Du fik det at vide i den første sætning

Hvert eneste opkald begynder med, at receptionisten oplyser tre ting: at den er en AI-assistent, at den noterer, hvad I taler om, og at det bliver givet videre til virksomheden. Virksomheden må gerne skrive sin egen hilsen, men mangler den et af de led, indsætter systemet det selv. Det kan ikke slås fra — heller ikke af virksomheden.

Hvad vi noterer

Dit telefonnummer, tidspunktet og hvor længe samtalen varede. Samtalen som skrevet tekst, et kort resumé og det, samtalen handlede om: dit navn, dit ærinde, og de kontaktoplysninger eller det ønskede tidspunkt, du selv nævnte. Ringer du igen fra samme nummer, kan virksomheden genkende dig på et kundekort. Der bliver ikke gemt en lydoptagelse af samtalen — hverken hos os eller hos den leverandør, der driver stemmen.

Hvor længe det ligger

Selve den skrevne samtale slettes automatisk 12 måneder efter opkaldet. Resuméet, dit ærinde og tidspunktet bliver stående hos virksomheden, indtil den selv sletter dem, eller indtil den holder op med at bruge Ringback. Vi gemmer desuden i fem år et bevis for, at du fik at vide, at du talte med en AI: tidspunktet, den sætning, du hørte, og dit nummer i pseudonymiseret form, altså en hash og de sidste fire cifre og ikke selve nummeret. Resten af samtalen er ikke med i beviset. Det er selve oplysningen, EU's forordning om kunstig intelligens kræver, og bevisbyrden for, at den blev givet, er vores. De fem år står der ikke i nogen lov: det er vores egen vurdering af, hvor længe vi kan få brug for at kunne dokumentere det.

Får du en sms bagefter

Nogle virksomheder sender en kort bekræftelse på sms, når de har modtaget din henvendelse eller dit ønske om en tid. Den kommer fra virksomhedens eget navn, ikke fra Ringback, og den indeholder kun det: at beskeden er modtaget, og eventuelt hvilket tidspunkt du bad om. Den sendes kun, hvis virksomheden selv har slået den til — den er slået fra som udgangspunkt — og den kan ikke besvares.

Der findes én sms mere, og den ser anderledes ud. Manglede din e-mailadresse efter opkaldet, kan virksomheden bede om at få den skrevet i stedet for stavet i telefonen. Så får du en sms med virksomhedens navn og ét link. Linket åbner en side med ét felt — din e-mailadresse — og intet andet: du skal ikke oprette noget, logge ind eller oplyse mere. Adressen bliver noteret på din kundeoplysning hos virksomheden. Linket virker i syv dage, kan kun bruges én gang, og du kan lade være med at bruge det. Vi gemmer ikke selve linket, kun en envejskrypteret udgave af det, så siden kan genkende dit link uden at kunne lave et nyt.

Hvem oplysningerne når frem til

Virksomheden, du ringede til, får resuméet og dine kontaktoplysninger — det var derfor, du ringede. Undervejs passerer samtalen de tekniske leverandører, der er nødvendige for at føre den: telefoniudbyderen, motoren der taler og skriver samtalen ned, og sprogmodellen der formulerer svarene. De må kun behandle oplysningerne efter vores instruks. Hele listen, med land og overførselsgrundlag, står i bilag B til databehandleraftalen, som er offentlig.

Vil du have indsigt eller slettet noget

Den korteste vej går gennem virksomheden, du ringede til: det er dem, der er dataansvarlige, og dem, der bestemmer, hvad der skal slettes. Skriver du i stedet til kontakt@ringback.dk, hjælper vi som databehandler: vi finder den rigtige virksomhed, giver din anmodning videre og bistår dem med at gennemføre den. Vi sletter ikke i en virksomheds egen opkaldslog uden om dem. Du kan altid klage til Datatilsynet.

Ringback ringer aldrig ud. Ringede du ind, bliver du ikke ringet op af os bagefter, og oplysningerne fra samtalen bruges ikke til at markedsføre noget til dig.

Hvad vi noterer

Vi gemmer det nummer, du ringer fra, hvornår du ringede, og det du fortæller receptionisten: samtalen som skrevet tekst og de noter, den giver — dit navn og hvad du spurgte om. Receptionisten siger det selv i den første sætning, at den noterer undervejs, så teamet kan følge op.

Hvad vi bruger det til

Vi skal kunne vende tilbage om det, du ringede om. Det er hele pointen med at ringe til en receptionist, der lover at give beskeden videre. Og vi ser efter, hvordan den svarede, så den bliver bedre til at svare næste gang — det retter vi selv i receptionistens opsætning, og hverken vi eller vores leverandører bruger samtalen til at træne sprogmodeller.

Grundlaget er vores legitime interesse i at kunne besvare og følge op på henvendelser til vores egen salgslinje (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f). Opfølgningen holder sig til dit eget ærinde.

Hvad vi ikke gør

Du kommer ikke på en liste, fordi du ringede. Vi sender dig hverken sms eller mail med markedsføring, medmindre du selv har sagt ja til det, og oplysningerne bliver hverken solgt eller delt.

Hvor længe det ligger

Selve opkaldet — nummeret, tidspunktet og den skrevne samtale — slettes automatisk senest 30 dage efter, du har ringet. Det sker med en oprydning, der kører hvert døgn. Den er sat op til kun at røre denne ene linje, og de 30 dage gælder derfor kun her: på virksomhedernes egne linjer er fristen 12 måneder, og der er det kun samtalens ordlyd, der slettes.

To ting følger ikke med i den oprydning, og det siger vi hellere ligeud end at love for meget. Noten om dit ærinde bliver stående, indtil vi har fulgt op og er færdige med den — vil du have den væk før, sletter vi den, når du skriver til kontakt@ringback.dk. Og vi gemmer i fem år et bevis for, at receptionisten fortalte dig, at den er en AI. Beviset er tidspunktet, den sætning, du fik at høre, og dit nummer i pseudonymiseret form, altså en hash og de sidste fire cifre og ikke selve nummeret. Resten af samtalen er ikke med. EU's forordning om kunstig intelligens kræver oplysningen, og bevisbyrden er vores, så vi skal kunne fremvise, at den blev givet.

Du taler med en AI

Det får du at vide i den første sætning, hver gang. Det gælder også vores egen linje, og det kan ikke slås fra. Vil du hellere tale med et menneske, siger du det bare til den — så noterer den dit navn og nummer, og en af vores medarbejdere ringer dig op.

Opkalderen får det at vide, hver gang

Hvert eneste opkald begynder med, at receptionisten oplyser, at den er en AI-assistent. Virksomheden må gerne skrive sin egen hilsen, men mangler den oplysningen, sætter systemet den selv ind, og det kan ikke slås fra. Sådan har vi bygget det fra begyndelsen, og det lever op til oplysningspligten i EU's forordning om kunstig intelligens.

Vi gemmer ikke lyden

Der bliver ikke gemt en lydoptagelse af samtalen i Ringback. Det, der lander i opkaldsloggen, er et skriftligt transskript og et kort resumé, plus de oplysninger samtalen gav: navn, nummer, adresse, ærinde og eventuelt et ønsket tidspunkt. Vil vi på et tidspunkt gemme lyd, retter vi denne side og siger det tydeligt, før vi gør det.

Lyden findes naturligvis, mens I taler sammen: stemmen bliver genereret, og det talte omsættes til tekst undervejs, hos den leverandør der driver samtalen. Det er den tekst, vi får tilbage, når opkaldet er slut.

Den leverandør gemmer heller ingen lydoptagelse. Vi har slået lydgemning fra på alle vores linjer og kontrolleret indstillingen hos dem den 2. september 2026; den gælder også for de samtaler, der allerede var afviklet. Deres egen kopi af den skrevne samtale slettes hos dem efter 30 dage. Hvad der derefter findes, er vores database — og fristerne for den står under Opbevaring.

Hvad receptionisten ikke gør

Ringback svarer kun på indgående opkald og ringer aldrig ud, så nummeret bruges ikke til telefonsalg. Receptionisten kan ikke indgå aftaler på virksomhedens vegne, og oplysningerne fra en samtale bruges ikke til at markedsføre noget til den, der ringede.

Overførsel uden for EU og EØS

Flere af leverandørerne er amerikanske. Når data behandles uden for EU og EØS, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, som indgår i leverandørernes databehandleraftaler. Den fulde liste — med hver leverandørs land og overførselsgrundlag — står i bilag B til databehandleraftalen, som er offentlig. Du behøver ikke skrive efter den.

Der er to modtagere mere, og de hører ikke til på listen ovenfor: siger du ja til marketing-cookies, går der oplysninger til Meta og til Google. De behandler dem ikke for os, men til egne formål, og er derfor selvstændigt dataansvarlige — ikke vores databehandlere. Både grundlaget og overførslen til USA står under Statistik og marketing.

Konto, opsætning, opkaldslog, leads, bookinger og kundekort gemmes, så længe virksomheden har en konto hos os. En håndværker skal kunne finde et opkald frem et halvt år senere, og derfor er der ingen generel frist, der rydder kontoen for ham.

Én ting har en fast frist, og det er den tungeste: selve den skrevne samtale. Transskriptet slettes automatisk 12 måneder efter opkaldet — på alle konti, uden at nogen skal bede om det. Resuméet, ærindet, tidspunktet, varigheden og leadet bliver stående, så opkaldet stadig kan findes; det er ordlyden, der forsvinder. Det er også den frist, der står i databehandleraftalen.

Går efterbehandlingen af et opkald i stå hos en leverandør, gemmer vi den rå besked fra samtale-motoren, så opkaldet ikke går tabt. Den besked indeholder samtalens tekst, den ligger et sted i databasen, kun vores egen server kan læse, og den slettes af den samme 12-måneders-regel. Vi skriver det, fordi det ellers ville være et sted, teksten lå, uden at nogen havde sagt det.

Vores egen demo-linje på 35 15 30 56 har en kortere frist: dér slettes hele opkaldet efter 30 dage, ikke kun ordlyden. Hvad der slettes, og hvad der ikke gør, står under Demo-linjen.

Virksomheden kan selv slette kundekort og poster i videnbasen direkte i portalen. Sletning af enkelte opkald og leads sker efter anmodning — via portalens "Anmod om sletning af data" eller til kontakt@ringback.dk — og gennemføres uden unødig forsinkelse og senest 30 dage efter anmodningen. Beder virksomheden om at få kontoen slettet, sletter vi den og det tilhørende materiale. Ændrer vi en slettefrist, retter vi denne side samtidig.

Ophører aftalen — også når en prøveperiode udløber uden køb — sletter vi kontoen og alle oplysninger om dem, der har ringet ind, efter punkt 11.1 i databehandleraftalen. Vil virksomheden have en kopi først, beder den om en eksport, inden aftalen ophører; eksporten ligger i portalen.

Oplysninger fra dem, der har ringet ind, behandler vi for virksomheden og efter dens instruks. De følger virksomhedens konto og forsvinder, når det pågældende opkald, lead eller kundekort slettes, eller senest når kontoen lukkes.

Har du sagt ja til nyhedsbrevet, står din adresse på listen, indtil du afmelder dig. Afmelder du dig, holder vi op med at skrive — men vi sletter ikke linjen: vi noterer afmeldingen ved siden af dit oprindelige ja, så vi kan dokumentere både, at vi måtte skrive til dig dengang, og at vi er holdt op nu. Vil du også have selve samtykkejournalen fjernet, skriver du til os, og så gør vi det.

Henvendelser til kontakt@ringback.dk og til supporten gemmer vi, så længe dialogen er relevant, og derefter rydder vi op. Betalings- og faktureringsoplysninger og andet materiale, der indgår i bogføringen, skal vi efter bogføringsloven gemme i fem år efter udgangen af det regnskabsår, de vedrører.

Beviset for, at receptionisten fortalte opkalderen, at den er en AI, opbevares i fem år fra samtalen. Det er tidspunktet, den sætning, der blev sagt, og opkalderens nummer i pseudonymiseret form, altså en hash og de sidste fire cifre og ikke selve nummeret — ikke resten af samtalen. Det er selve oplysningen, EU's forordning om kunstig intelligens kræver, og bevisbyrden for, at den blev givet, er vores. De fem år er derimod ikke en lovbestemt frist: det er vores egen vurdering af, hvor længe dokumentationen kan blive nødvendig. Der kører ingen automatisk oprydning på den log; sletningen efter de fem år sker manuelt hos os, og det siger vi hellere ligeud end at love en knap, der ikke findes.

Klage

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, vil vi helst høre det først, så vi kan rette op. Du kan altid klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.

Ændringer

Ændrer vi, hvordan vi behandler data, opdaterer vi denne side samtidig. Datoen nedenfor viser, hvornår teksten sidst er rettet.

Senest opdateret: 2. september 2026