Virtuel receptionist i Danmark: hvad ordet dækker, og hvad det koster

Det engelske "virtual receptionist" er ved at blive oversat direkte til dansk, og oversættelsen har taget en del med sig, som ikke hører til. Under det samme navn sælges der i dag alt fra en telefonsvarer med lidt bedre besked-funktion til et bemandet kontor i den anden ende af landet. Prisforskellen mellem dem er ikke en procentsats. Den er en faktor.

Så inden du sammenligner tilbud, er det værd at vide, hvad du sammenligner.

En definition, der kan stå alene

En virtuel receptionist er en telefonbesvarelse, der ikke sidder hos dig: opkaldet bliver taget af nogen eller noget uden for din adresse, og du får resultatet som en besked bagefter. Ordet siger noget om, hvor besvarelsen foregår, ikke om hvem eller hvad der svarer.

Derfor kan to tilbud begge være virtuelle receptionister og alligevel være vidt forskellige varer til vidt forskellige penge.

De tre ting, der sælges under navnet

Bemandet telefonpasning

Et rigtigt menneske i et callcenter tager opkaldet i dit firmanavn. Det er den ældste model, og den er stadig den bedste til samtaler, hvor der skal skønnes over noget. Afregningen sker typisk pr. opkald eller pr. minut, ofte med et abonnement oven i, og der er som regel et opstartsgebyr for at få dit manuskript lagt ind.

Fordelen er dømmekraft. Ulempen er, at prisen følger travlheden: den uge, hvor telefonen ringer mest, er også den uge, regningen vokser.

Telefonsvarer med tekst

Voicemail, hvor beskeden bliver skrevet ud og sendt til dig. Det er billigt, nogle gange gratis oven i teleabonnementet, og det løser ét problem: at du ikke skal aflytte beskeder. Det løser ikke, at kunden skal tale ind på en båndoptager først. En del gør det ikke.

AI-receptionist

En dansk stemme fører selve samtalen: tager imod ærindet, spørger ind til det, du har bedt den spørge om, og lægger resultatet i din log som tekst. Det er den model, Ringback bygger på, og hvordan den fungerer teknisk står på hvad er en AI-receptionist.

Prisen er fast pr. måned med et antal minutter inkluderet, hvilket vender økonomien om i forhold til bemandet pasning: en travl uge koster ikke mere, før du løber tør for minutter.

Hvad det koster

Vores egne priser står på siden og skal ikke findes ved at booke et møde:

Alle priser er ekskl. moms. Bruger du flere minutter end pakken indeholder, koster de 2,50 kr. pr. minut, og taksten er den samme i alle tre pakker. Der er ingen binding, og du opsiger måned til måned.

Regnestykket, der afgør valget, er sjældent månedsprisen. Det er prisen pr. minut, når du har lagt de inkluderede minutter oven i abonnementet. Dér skiller modellerne sig. De tre almindelige afregningsformer og deres faldgruber er gennemgået på hvad koster telefonpasning. Vil du se, hvad navngivne udbydere selv oplyser offentligt, ligger den tabel med kilde og aflæsningsdato på sammenligningssiden.

Hvornår et menneske stadig er det rigtige valg

Der er situationer, hvor du skal lade være med at købe det, vi sælger.

Hvis dine opkald i praksis er omstillinger til bestemte personer, som skiftevis er ledige, løser en AI-receptionist ikke problemet. Den kan tage imod, men den kan ikke fornemme, at Jens sagde, han lige skulle have fem minutter.

Hvis samtalen i sig selv er ydelsen, altså rådgivning i telefonen, en visitation eller en klage der skal håndteres nu, skal der sidde et menneske. Det handler om, hvad kunden har krav på, og ikke om hvad teknikken kan.

Og hvis din kundegruppe reagerer dårligt på at tale med en maskine, så tæller det. Vi oplyser ved hvert eneste opkald, at det er en AI, og den oplysning kan ikke slås fra. Er det et problem i din branche, er det bedre at vide det nu end efter tre måneder.

Fem spørgsmål, der er værd at stille en udbyder

Uanset hvilken model du ender med, siger svarene på de her mere end forsiden gør:

1. Bliver opkalderen oplyst om, hvad hun taler med, og kan oplysningen slås fra?
2. Gemmer I lydoptagelser af mine kunders samtaler? Hvor længe, og kan jeg få dem slettet?
3. Hvad koster minut nummer 201, og hvad koster minut nummer 1.000?
4. Hvor lang tid går der, fra jeg siger ja, til telefonen bliver taget?
5. Hvad sker der med mit nummer, hvis jeg siger op?

Spørgsmål 3 er det, der oftest afslører en pris, der ikke stod på forsiden. Spørgsmål 5 er det, folk glemmer, indtil de skal bruge svaret.

Sådan ser det ud hos os

Ringback tager imod, spørger ind til det, du har bestemt, markerer det, der haster, og lægger et resumé og et fuldt transskript i din opkaldslog. Resuméet kommer også på mail. Vi gemmer ingen lydoptagelse af samtalen. Der er ingen lydfil at hente, heller ikke for os. Detaljerne står under funktioner.

Du kan høre den tage telefonen, før du beslutter dig: 35 15 30 56. Det er den samme opsætning, kunder kører på.

Prøveperioden er gratis og løber to uger fra din linje aktiveres, eller op til 100 minutters opkald, det der kommer først. Du sætter selv receptionisten op i portalen; dit nummer oprettes automatisk, når opsætningen er gennemført, hvis der er et ledigt nummer i puljen. Er der ikke, får du besked med det samme. Prøveperioden starter først, når linjen er aktiv. Intet betalingskort.