Kan en robot tage telefonen på dansk og sende dig beskeden?

Kort svar: ja. En dansk stemme kan tage opkaldet, spørge ind til opgaven, skrive det ned og sende dig beskeden på mail, før du overhovedet har fået handskerne af.

Det længere svar handler om, hvad ”tage telefonen” betyder i praksis, for der er tre forskellige produkter, der bliver solgt med den sætning, og de gør ikke det samme.

Du finder ikke et branchegennemsnit for, hvor mange opkald en VVS-virksomhed mister, i artiklen her. Det tal findes i mange udgaver på nettet, og ingen af dem er målt på din telefon.

De tre ting, der bliver kaldt det samme

1. Voicemail, der skriver beskeden ud

Kunden taler ind som altid, og du får teksten i stedet for et lydklip. Billigt, og for en del virksomheder rigeligt. Svagheden er den samme, som telefonsvareren altid har haft: mange taler ikke ind, de lægger på og ringer til den næste.

2. En menu, der stiller om

”Tryk 1 for tilbud, tryk 2 for service.” Det er ikke en samtale, det er en sortering, og kunden skal selv vide, hvilken kasse hun hører til.

3. En stemme, der fører samtalen

Den siger goddag, oplyser at den er AI-assisteret, spørger hvad det drejer sig om, beder om adressen og hører, hvor travlt det har. Der er ingen besked at tale ind efter tonen. Forskellen på de tre er gennemgået i AI-telefonsvarer: hvad ordet dækker over.

Hvad der sker under opkaldet

1. Opkaldet besvares med det samme. Du vælger mellem 6 danske stemmer, som du kan prøvelytte i portalen, og den svarer på dansk og engelsk og skifter selv, hvis den, der ringer, taler engelsk.
2. Den oplyser venligt og tydeligt, at den er AI-assisteret.
3. Den spørger ind til opgaven ud fra din vidensbase: din hjemmeside og dine filer. Hjemmesiden hentes automatisk igen hver dag.
4. Den samler navn, nummer, adresse og behov. Ringer en fast kunde, genkender den nummeret, hilser med navn og bekræfter adressen i stedet for at spørge om det hele forfra.
5. Den scorer henvendelsen, så du bagefter kan se, hvem du skal ringe til først.
6. Beder kunden om en tid, skrives ønsket ned med navn, opgave og tidspunkt. Er din kalender tilsluttet, foreslår den kun ledige tider. Den lover aldrig en tid i din kalender på dine vegne.
7. Er det akut, bliver opgaven markeret og lægger sig øverst i din opkaldslog.

Hvad du får i indbakken bagefter

Hele samtalen sendes til dig på mail, så snart der er lagt på: navn, nummer, adresse og hvad det gjaldt. Det samme ligger i opkaldsloggen sammen med et resumé og et fuldt transskript, så du kan slå op, hvad der ord for ord blev sagt. Henvendelsen kan også lande som besked i en Slack- eller Teams-kanal.

Vil du også have det på SMS, til dig selv, til kunden eller begge dele, slår du det til i portalen. De to følger med fra pakken Professionel og er åbne for alle i prøveperioden; varslet ved akutte opgaver er med i alle pakker. Alle SMS-typer er slået fra, indtil du selv tænder dem.

Hvad den ikke kan endnu

• Den skriver ikke aftalen ind i din kalender af sig selv. Med dit kalenderlink foreslår receptionisten kun ledige tider. Du bekræfter bookingønsket med ét tryk og får tiden som kalenderinvitation på mail (Google, Outlook eller Apple). Kontrollér tidspunktet, før du bekræfter det med kunden.
• Omstillingen er blind. Den går til dig eller op til ti kolleger efter dine regler. Tager ingen telefonen, kan den ikke komme tilbage på linjen. Opkaldet følger så modtagerens egen opsætning, fx telefonsvareren, og henvendelsen ligger i opkaldsloggen. Derfor har den navn, nummer og ærinde på skrift, inden den sender opkaldet videre.
• Færdige koblinger til navngivne ordresystemer findes ikke. Leads kan sendes videre på mail, som besked i Slack eller Teams eller via en signeret webhook, fx med Make eller Zapier.

Hvad der skal til for at sætte den op

Du fortæller kort om virksomheden. Derefter bliver der foreslået services, åbningstider, priser og tone, som du retter til og godkender. Du kan tage et testopkald i browseren med det samme, og de fleste er typisk live samme dag. Seks prøver, der er værd at tage, står i seks prøvekald. Når din mail er bekræftet og opsætningen gennemført, forsøger Ringback automatisk at tildele et ledigt nummer. Er nummeret ikke klar, viser portalen status og næste trin. Du beholder dit eget nummer og bestemmer selv, hvornår opkald skal gå videre. Læs spørgsmål og svar om opsætning, og kontrollér, at linjen er aktiv, før du viderestiller.

Den ene forberedelse, der er værd at bruge ti minutter på, er listen over, hvad den skal spørge om, og hvad den skal svare på, når nogen spørger om pris. Er den liste god, er samtalen god.

Vil du hellere have hjælp, sætter vi den op sammen med dig med opsætningspakken til 995 kr. ekskl. moms. Den er et engangskøb og inkluderet i Virksomhed.

Pris og prøveperiode

Starter koster 599 kr./md. ekskl. moms med 200 minutter inkluderet. De tre pakker og hvad der er med i hver, står på priser. Alle nye kunder starter med en gratis prøveperiode på to uger fra din linje tager sit første opkald (senest fjorten dage efter, at du har fået dit nummer), eller op til 100 minutters opkald, det der kommer først. Der skal ikke betalingskort til for at komme i gang.

På demoen kan du høre tre eksempelsamtaler og bagefter se hele portalen: hvad receptionisten spørger om, og hvilket resumé virksomheden får. Stemmerne er AI-genererede, og kundedata er fiktive. Ringback står også beskrevet funktion for funktion, med grænserne skrevet ind. Hvordan det ser ud for en VVS-installatør eller en elektriker, står på siden for håndværkere.