Du har ikke råd til en sekretær, men du taber kunder. Hvad så?

Der er fire veje, når du ikke har råd til en sekretær: en deltidsansat eller en i familien, et telefonpasningsbureau, en telefonsvarer med fast tilbagekaldstid eller en AI-receptionist. Regn på, hvad ubesvarede opkald koster dig, og vælg den billigste af dem, der dækker det tidsrum, hvor dine kunder ringer.

Regnestykket ser afgjort ud, længe før nogen har regnet på det. En sekretær koster mere, end der er råd til i et enmandsfirma, altså må telefonen passe sig selv. Og så bliver den ved med at passe sig selv, indtil man en dag opdager, at kunderne er holdt op med at ringe igen.

Problemet med det regnestykke er ikke tallet. Det er, at kun den ene side af det er talt med.

Derfor står der hverken en sekretærløn eller et branchegennemsnit i denne artikel. Der står de poster, du selv skal fylde ud, for det er dine tal, der afgør sagen, ikke en gennemsnitsvirksomhed.

Sæt begge sider op, før du beslutter noget

Den udgift, du undgår ved ikke at ansætte nogen, er nem at få øje på: løn, feriepenge, pension, arbejdsgiverafgifter, en plads at sidde, en telefon og oplæring. Skriv posterne op med dine egne tal, ikke med et tal du har hørt.

Den anden side er sværere, fordi den ikke står nogen steder: de opgaver, du ikke fik, fordi telefonen ikke blev taget. Der er ingen faktura på et opkald, der ikke blev besvaret, og der er ingen kunde, der ringer tilbage for at fortælle, at hun valgte en anden.

Mulighed 1: en deltidsansat eller en i familien

Det er den løsning, der virker bedst, når den virker: et menneske, der kender kunderne og kan svare på et spørgsmål uden at spørge dig først.

Det, der plejer at slide den ned, er dækningen. En deltidsansat dækker deltid, og opkaldene kommer ikke kun i det tidsrum. Bliver det en aftale med en ægtefælle, er det en gratis tjeneste, der stille og roligt bliver til et fast job, uden at nogen har besluttet det.

Mulighed 2: telefonpasningsbureau

Rigtige mennesker tager telefonen i dit navn og sender beskeden videre. Det er en veletableret branche, og for virksomheder med komplicerede eller følsomme opkald er det ofte det rigtige valg.

Spørg konkret til to ting, når du henter tilbud: hvad dækningen er uden for kontortid, og hvordan et opkald afregnes, når det bliver langt. Sammenligningen med en AI-receptionist står i AI-receptionist eller telefonpasningsbureau, og hvad ordet virtuel receptionist dækker i Danmark, står i guiden til virtuel receptionist.

Mulighed 3: telefonsvarer og et fast tilbagekaldstidspunkt

Den billige, ærlige udgave: en indtalt besked, der siger, hvornår du ringer tilbage, og så en fast halv time om dagen, hvor du faktisk gør det.

Det virker bedre end sit rygte, hvis du holder den halve time. Det, det ikke løser, er den kunde, der har et akut problem nu, og den kunde, der ikke gider tale ind på en telefonsvarer, og det er en pæn del af dem.

Mulighed 4: en AI-receptionist

En dansk stemme tager opkaldet med det samme, oplyser at den er AI-assisteret, spørger ind til opgaven og samler navn, nummer, adresse og behov. Ringer en fast kunde, genkender den nummeret og hilser med navn. Bagefter ligger hele samtalen hos dig på mail med resumé og fuldt transskript, og henvendelsen er scoret, så du ringer tilbage til de rigtige først.

Det er en abonnementsudgift og ikke en ansættelse, og det er den væsentligste forskel på denne mulighed og den første: der er ingen ansættelseskontrakt, ingen oplæring og ingen opsigelsesvarsel. Kræver opgaven et menneske, kan den stille om til dig, hvis du har slået omstilling til. Tager du den ikke, ligger henvendelsen klar i loggen. Hvad der sker under opkaldet, og hvad du får bagefter, står i guiden til robotten, der tager telefonen.

Hvad Ringback koster

Alle nye kunder starter med en gratis prøveperiode på to uger fra din linje tager sit første opkald (senest fjorten dage efter, at du har fået dit nummer), eller op til 100 minutters opkald, det der kommer først, og der skal ikke betalingskort til for at komme i gang. Du opsiger måned til måned.

Det, en AI-receptionist ikke gør

• Den skriver ikke aftalen ind i din kalender af sig selv. Med dit kalenderlink foreslår den kun ledige tider. Du bekræfter bookingønsket med ét tryk og får tiden som kalenderinvitation på mail. Kontrollér tidspunktet, før du bekræfter det med kunden.
• Den kan stille om til dig eller op til ti personer efter dine regler. Tager ingen telefonen, kan den ikke komme tilbage på linjen. Opkaldet følger så modtagerens egen opsætning, fx telefonsvareren, og henvendelsen ligger i opkaldsloggen.
• Færdige koblinger til navngivne ordresystemer findes ikke. Beskeden kan gå videre på mail, i Slack eller Teams eller via signeret webhook, fx med Make eller Zapier.
• Den lover aldrig en tid på dine vegne. Bookingønsket ligger klar med navn, opgave og tidspunkt, indtil du siger ja.

Sådan vælger du

1. Tæl dine ubesvarede opkald i syv dage. Ikke hvad du tror, men hvad opkaldslisten siger.
2. Regn ud, hvad en ny kunde typisk er værd hos dig, målt på den første faktura.
3. Sæt de to tal ind i beregneren og se, hvad spændet er.
4. Hold tallet op mod, hvad hver af de fire muligheder koster om måneden.
5. Vælg den billigste, der rent faktisk dækker det tidsrum, hvor dine kunder ringer. Prøv den derefter af med seks prøvekald.

Den sidste linje er den vigtigste. En løsning, der dækker fra ni til to, løser ikke et problem, der opstår klokken seks om morgenen og klokken syv om aftenen. Hvad der skal ske ved opkaldet, uanset hvem der tager det, står i opkaldsflowet i fem trin.