Telefonpasning: menneske eller AI? Sådan vælger du

Vælg et bureau, hvis dine opkald er komplekse, følsomme eller kræver en beslutning på stedet. Vælg en AI-receptionist, hvis opkaldene er mange, korte og spredt ud over døgnet, så det bliver dyrt at bemande.

Begge dele tager telefonen, når du ikke kan. Begge dele svarer i dit firmanavn. Begge dele sender dig en besked bagefter. Forskellen viser sig to steder: i hvordan regningen bliver til, og i hvad der sker, når en samtale falder uden for det forudsigelige.

Det er de to steder, du skal kigge, og resten er detaljer.

De to prismodeller

Konsekvensen er værd at sige højt: med et bureau bliver telefonpasning dyrere, præcis den måned hvor du har mest travlt. Med fast pris flytter udgiften sig ikke, før du løber tør for minutter. Om det taler for eller imod afhænger af, hvor jævnt dine opkald fordeler sig. Har du 40 opkald i marts og 400 i maj, betyder det meget. Har du 60 hver måned året rundt, betyder det ingenting.

Hos os er det 599 kr. om måneden ekskl. moms for 200 minutter, 1.395 kr. ekskl. moms for 600 og 2.395 kr. ekskl. moms for 1.500. Minutter derudover koster 2,50 kr. pr. minut ekskl. moms. Ingen binding.

Fem situationer, hvor svaret er forskelligt

Opkald der skal stilles videre til en bestemt person

Bureauet vinder. Et menneske kan høre på tonen, at det haster, ringe til Jens på mobilen, opdage at han ikke tager den, og vende tilbage til kunden med en fornuftig besked. Den kæde af små skøn er præcis det, en AI-receptionist ikke skal have ansvaret for. Hos os registreres ærindet og lægges i loggen med markering, hvis det haster. Vi kan stille om efter dine regler til dig eller op til ti kolleger. Hver har sit eget tidsrum, og den, der er ude af huset, bliver sprunget over. Men omstillingen er blind. Vi kan ikke høre, om kollegaen er ledig, og tager ingen telefonen, kan vi ikke vende tilbage til kunden med en besked. Henvendelsen står i loggen, så nogen kan ringe tilbage.

Aftener, weekender og de tre uger i juli

AI vinder på økonomi. Døgndækning hos et bureau prissættes efter, at der skal sidde et menneske klokken 22 en lørdag. Fast pris skelner ikke mellem tidspunkter. Er hovedparten af dine tabte opkald uden for kontortid, er det her forskellen ligger. Hvad receptionisten gør dér, vælger du selv: se besked, bookingønsker eller kun hastesager.

Samtaler, hvor kunden er ked af det

Bureauet vinder, og det er ikke et teknisk spørgsmål. En patient, der ringer om et prøvesvar, eller en kunde, der ringer for at klage over et arbejde, skal møde et menneske. Vi oplyser ved hvert opkald, at der svares af en AI, og oplysningen kan ikke slås fra. Det er med vilje, og det betyder, at du selv skal vurdere, om dine opkald tåler det.

Mange korte og ensartede opkald

AI vinder. Åbningstider, adresse, hvad koster et tilbud, kan I komme på torsdag. Det er den type samtale, hvor konsistens slår dømmekraft: svaret skal være det samme hver gang, og det skal komme uden ventetid, også når fire ringer samtidig.

Krav om at kunne genhøre en samtale

Her afhænger det af, hvad du har brug for. Hos os får du samtalen på skrift: et resumé og et fuldt transskript i portalen efter hvert opkald, og resuméet på mail. Er skriften nok, er det en fordel. Skal du kunne afspille en aftale, fordi der kan opstå uenighed om, hvad der blev sagt, så spørg udbyderen, hvad der gemmes, hvor længe, og hvem der har adgang til det.

Det, ingen af modellerne klarer for dig

Begge dele svarer kun rigtigt på det, de har fået at vide. Ændrer du priser, holder ferielukket eller får en ny servicetype, skal manuskriptet opdateres. Hos et bureau ved at sende en besked og vente, hos os ved selv at rette det i portalen. Det tager fem minutter det ene sted og et par dage det andet, men det er stadig noget, du skal huske. Har du lagt din hjemmeside ind som kilde, henter Ringback den igen hver dag, så en ny pris på sitet kommer med af sig selv.

Og ingen af delene skaffer dig kunder. De sørger for, at dem der allerede ringer, får svar.

Fem spørgsmål at stille en udbyder, før du skriver under

De er alle sammen ubehagelige at stille bagefter:

1. Afregnes der i påbegyndte eller faktiske minutter? Et opkald på 40 sekunder kan koste et helt minut, og med mange korte opkald flytter det regningen mærkbart.
2. Er der opstartsgebyr, og hvad dækker det?
3. Hvad er opsigelsesvarslet, og er der bindingsperiode? Hos os: ingen binding, opsigelse måned til måned, og tjenesten løber den betalte periode ud.
4. Hvem ejer telefonnummeret, hvis I skilles?
5. Gemmes der lydoptagelser af dine kunders samtaler, hvor længe, og kan de slettes på anmodning?

De navngivne tal

Vi holder de konkrete udbyderpriser ét sted i stedet for at sprede dem ud over flere sider, hvor de kan nå at blive forkerte. Sammenligningssiden viser, hvad de enkelte udbydere selv oplyser offentligt, med dato for hvornår vi har læst det. Den bliver gennemgået fast, fordi en prissammenligning uden dato ikke er værd at læse. Hvad de tre afregningsformer koster, står under hvad koster telefonpasning.

Overvejer du også en almindelig telefonsvarer som tredje mulighed, er forskellen gennemgået under AI-receptionist eller telefonsvarer. Hvad ordet virtuel receptionist dækker i Danmark, står i guiden til virtuel receptionist.

Vi har ikke et svar, der passer på alle

Hvis dine opkald er komplekse, følsomme eller kræver, at nogen tager en beslutning på stedet, så køb et menneske. Hvis de er mange, korte og spredt ud over døgnet, bliver det dyrt at bemande.

De fleste ligger et sted midtimellem, og der er den ærlige anbefaling at prøve. Prøveperioden er gratis og løber to uger fra din linje tager sit første opkald (senest fjorten dage efter, at du har fået dit nummer), eller op til 100 minutters opkald, det der kommer først. Du sætter selv receptionisten op i portalen på få minutter og er typisk live samme dag. Nummeret oprettes automatisk, når opsætningen er gennemført, hvis der er et ledigt nummer i puljen. Er der ikke, får du besked med det samme. Ventetiden koster ingen prøvedage. Intet betalingskort. Vil du hellere have hjælp, sætter vi den op sammen med dig med opsætningspakken til 995 kr. ekskl. moms, et engangskøb, der er inkluderet i Virksomhed. Pakkerne står på priser, og du kan høre den tage telefonen på 35 15 30 56, før du beslutter noget. Seks situationer at prøve af står i seks prøvekald.