En time om dagen på at ringe tilbage: hvad kan skæres væk?

En time om dagen lyder som ét problem. Det er fem, og de skal skilles ad, før noget kan automatiseres, for tre af dem kan flyttes og to kan ikke.

Der står ikke et branchegennemsnit for tidsforbrug i artiklen. Din egen fordeling er den eneste, der kan bruges til at beslutte noget, og den finder du på en eftermiddag med et stykke papir.

De fem dele af timen

1. At finde ud af hvem der ringede. Et nummer uden navn i opkaldslisten.
2. At gætte hvad de ville. Var det en ny kunde, en leverandør eller ham med tilbuddet fra i tirsdags?
3. At ringe forgæves. Han er på arbejde nu, ligesom du var, da han ringede.
4. Selve samtalen. Den, hvor opgaven bliver aftalt.
5. At skrive det ned bagefter, så den rigtige mand får den rigtige besked.

Nummer et, to og tre er forarbejde. De skaber ingen værdi, og det er dem, der kan skæres væk. Nummer fire og fem er selve arbejdet, og det skal I blive ved med at gøre: det er jer, der kan sige ja til opgaven og til prisen.

Sådan flyttes de tre første dele

Forarbejdet forsvinder, når spørgsmålene bliver stillet i det øjeblik, kunden ringer, i stedet for otte timer senere. Det er dét, Ringback gør:

• Opkaldet besvares med det samme, dag og nat, med naturlig dansk stemme.
• Der bliver spurgt ind til opgaven, og navn, nummer, adresse og behov bliver samlet.
• Henvendelsen scores, så I ringer tilbage til de rigtige først.
• Det akutte markeres og lægger sig øverst i opkaldsloggen.
• Hele samtalen sendes på mail med resumé og fuldt transskript.
• Beder kunden om en tid, ligger bookingønsket klar med navn, opgave og tidspunkt, indtil I siger ja.

Når I så ringer tilbage, ved I hvem det er, hvad det handler om, og hvor det er henne. Del et, to og tre er ikke automatiseret. De er lavet på forhånd.

Det, der ikke bliver automatiseret

Tilbagekaldet selv. Der er ingen, der ringer op på jeres vegne, og der bliver ikke aftalt en pris eller sagt ja til en opgave uden jer. Regner I med, at timen forsvinder, regner I forkert. Regner I med, at de opkald, der er tilbage, er kortere og mere målrettede, er det den rigtige forventning.

Dertil kommer to konkrete grænser: aftalen skrives ikke ind i jeres kalender af sig selv, og omstillingen går til ét nummer, I selv har skrevet ind, uden mulighed for at komme tilbage på linjen, hvis I ikke tager den. Automatisk akut-routing til en vagttelefon og færdige integrationer til danske ordresystemer er ikke åbnet; leads kan sendes videre via webhook eller mail.

Når I er tre om det samme nummer

Med tre mand kommer der et koordineringsproblem oveni: to ringer tilbage til den samme kunde, og den tredje ringer til ingen, fordi han gik ud fra, at de andre havde taget den.

Fordelen ved at have samtalen på skrift er, at der er ét sted at kigge. Opkaldsloggen viser, hvad der er kommet ind, med det akutte øverst, og mailen efter hvert opkald kan gå til den, der har vagten. Fordelingen mellem jer skal I stadig aftale, men I aftaler den ud fra en liste, alle kan se, i stedet for ud fra tre telefoners opkaldshistorik.

Hvad det koster

Alle nye kunder starter med en gratis prøveperiode på to uger fra din linje aktiveres, eller op til 100 minutters opkald, det der kommer først. Der skal ikke betalingskort til for at komme i gang, og I opsiger måned til måned.

Regn på det, før I beslutter

Regnestykket, der afgør sagen, er ikke abonnementsprisen mod timen. Det er abonnementsprisen mod de opgaver, I ikke fik, fordi telefonen ikke blev taget, mens I stod med hænderne i mørtel. Formlen og de skøn, der skal med, for at tallet ikke bliver løgn, står i Hvad koster de ubesvarede opkald dig?, og det samme stykke ligger som værktøj på beregneren.