Test viderestilling: ubesvaret og optaget er to forskellige prøver

Ubesvaret og optaget er to forskellige prøver, og du tester dem hver for sig. Lad først virksomhedens telefon ringe uden svar, og ring derefter igen, mens den er i en samtale. Begge gange ringer du fra en anden telefon til det nummer, kunderne normalt bruger, og tjekker bagefter opkaldsloggen.

En besked om, at viderestilling er slået til, er kun begyndelsen. Den fortæller ikke, hvad kunden hører, når din telefon ringer uden svar, eller når du allerede er midt i en samtale.

Du kan bruge nedenstående som en lille testplan. Hav din virksomheds telefon, en anden telefon til at ringe fra og adgang til opkaldsloggen klar. Aftal et roligt tidspunkt, så test og rigtige kundeopkald ikke bliver blandet sammen.

Skriv den ønskede adfærd ned først

Begynd med en sætning for hvert valg. Eksempelvis: Min egen telefon skal ringe først; når jeg ikke svarer, skal opkaldet gå videre. Skriv derefter, hvad du ønsker under en igangværende samtale. Det kan være en anden regel. Skriv også, hvad der skal ske, hvis mobilen er slukket. Du kan nu sammenligne prøven med et konkret mål.

Find det præcise modtagernummer i Ringbacks portal. Kontrollér hele nummeret, før du bruger dit teleselskabs vejledning til opsætningen. Teleselskaber kan have forskellige krav, priser og indstillinger. OiSTER beskriver eksempelvis særskilte valg for ubesvaret, optaget og slukket telefon samt et valg, der viderestiller alle opkald. Brug altid vejledningen for dit eget abonnement.

Prøv først et opkald, du selv besvarer

Ring til virksomhedsnummeret, og tag telefonen på normal vis. Kan du føre samtalen begge veje? Slut derefter opkaldet. Denne lille grundprøve gør det lettere at se, om næste ændring virker som ønsket. Hvis du har valgt, at alle opkald skal viderestilles med det samme, er det forventeligt, at virksomhedens telefon ikke ringer først.

Notér klokkeslættet og det nummer, du ringede fra. Du behøver ikke skrive lange testreferater. En række med situation, forventning og resultat er nok. Brug et nummer, som du selv råder over, og undlad rigtige kundeoplysninger i prøvesamtalen.

Lad et nyt opkald ringe uden svar

Ring igen fra den anden telefon. Denne gang lader du virksomhedens telefon ringe. Vent, til opkaldet skifter destination eller afsluttes. Lyt efter, om den rigtige velkomst kommer, og gennemfør en kort prøvesamtale. Fortæl en enkel, opdigtet opgave og gør tydeligt, at det er en test.

Se derefter i opkaldsloggen, om du kan finde den samtale, du netop afsluttede. Sammenhold tidspunkt og opgave. Hvis du i stedet kommer til mobilsvar eller oplever, at opkaldet slutter, så kontrollér den valgte viderestilling og eventuelle mobilsvarsindstillinger hos dit teleselskab. Skift én ting ad gangen og gentag samme prøve.

Test optaget med en faktisk igangværende samtale

Lad virksomhedens telefon være i en almindelig samtale, og ring til den fra et andet nummer. Her kan det være praktisk at have en kollega og en tredje telefon med. Se efter, om det nye opkald går videre som aftalt, eller bliver tilbudt på virksomhedens telefon. En indstilling som Banke på kan påvirke, om mobilnettet behandler situationen som optaget.

Bliver resultatet anderledes end forventet, så læs teleselskabets vejledning eller få dem til at kontrollere kombinationen af Banke på og viderestilling ved optaget. Et afvist opkald er ikke nødvendigvis den samme test som et opkald til en optaget telefon. Gentag derfor den situation, din regel faktisk skal dække.

Afslut med en tydelig kontrol og en vej tilbage

• Det rigtige nummer blev ringet op fra en anden telefon.
• Ubesvaret og optaget blev prøvet hver for sig.
• Velkomst og opkaldslog svarede til den gennemførte prøve.
• Eventuelle midlertidige indstillinger er sat tilbage, og du har vejledningen til at slå viderestilling fra.

Test slukket telefon særskilt, hvis den situation også skal dækkes. Gem din korte testnote, og gentag kontrollen efter et nummer- eller abonnementsskifte. Ringbacks funktionsside beskriver, hvad der sker med samtalen, når den er nået frem. Viderestilling sender opkald fra dit nummer til Ringback. Det er noget andet end Ringbacks omstilling, som sender opkaldet videre fra Ringback til dig eller op til ti kolleger, og som du sætter op i portalen. Din egen prøve viser, om opkaldet faktisk tager den vej fra virksomhedens nummer.